目录

第一章  总则

第二章  员工岗位职责

第三章  人员需求

第四章  职员的选聘

第五章  职员报到

第六章  职员试用

第七章  职员录用

第八章  职员培训

第九章  离职与解聘

第十章  基本人事管理

第一章     总则

第一条 为加强学会的人事管理，明确人事管理权限及人事管理程序，使学会人事管理工作有所遵循，特制定本制度。

第二条 适用范围：本规定适用学会全体行政职员，即学会聘用的全部从业人员

第三条 除遵照国家有关法律规定外，本学会行政人员的人事管理，均依本制度规定办理。

                   第二章  员工岗位职责

第四条 理事长会议确定学会的行政部门设置和行政人员编制、行政人员的任免去留及晋级，决定全体职员的待遇。

第五条 岗位职责

一、 学会专职工作人员的岗位职责

（一）学会办公室主任岗位职责

1、主持学会办公室的全面工作。负责学会日常行政与管理工作。做好本部门人员的思想政治工作，团结、组织和领导全体人员贯彻办刊方针，圆满完成工作任务。

2、协调学会与理事、专委、工委、会员、中国科协、民证部、合作单位的工作，并积极地收集各种工作信息，及时向理事长和秘书长反映。

3、主持起草学会的年度工作计划、完成年度民政部年检填报工作，完成科协组织的学会年鉴工作。

4、负责学会重大会议的组织安排、会议记录等工作。

5、督促检查学会各分支机构对会议决议的贯彻落实情况。

6、负责制定学会办公室各类重要的规章制度、文件的起草和审核工作。

7、深入实际，调查研究，收集信息，反映情况，做秘书长的参谋助手。

8、依据学会考核条例，做好学会常务理事、理事及办公室人员的考核工作。

9、努力开展会员发展制度服务；

10、加强学会网络平台建设，树立学会对外宣传的品牌和形象；档案管理和年度报告编写；

11、完成领导交办的其他工作。

（二）学会办公室专职工作人员岗位职责

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

1、接听、转接电话，做的信息的上传下达；接待来访人员。

2、文件及档案整理

(1) 对各类文件进行整理存档；

(2) 对来函及外发文件进行整理，并编号登记；

(3) 负责分支机构、团体会员单位、会员工作站等的上交文件收集工作。

3、发展会员及会员资料管理

(1) 对个人和团体会员登记表进行编号，并存档；

(2) 建立个人会员电子档案；

(3) 发放电子会员证。

4、会议

(1) 负责预定会场；

(2) 负责签到和会议记录；

(3) 安排会议场地及所需设施。

5、实时对学会网页信息更新，对学会邮箱邮件进行处理；负责学会公文、信件、邮件、报刊杂志的分送以及会员发票理事证书等的邮寄。

6、通知

(1) 起草各项通知、合同等；

(2) 各项通知文件由办公室统一下发；

(3) 所有通知文件编号、记录并存档；

(4) 各项会议召开由办公室通知。

7、负责办公室仓库的保管工作，做好所有公共物品、场地的借出、借入登记工作；管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

8、负责年会论文的征集、做好学会宣传工作。

9、按照学会印信管理，保管使用公章，并对其负责。

10、对分支机构年度总结和计划提交材料，进行整理上报；

11、会员服务:解答会员咨询，在不影响本职工作的情况下，积极想办法解决问题提出的问题。对会员询问不知的内容，主动帮助咨询相关的其它工作人员，直到问题解决

12、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理。

13、完成办公室主任交办的其他工作

二、编辑部岗位职责

（一）编辑部主任岗位职责

1、在所属部门期刊学会部、主办单位中国系统工程学会的领导下，全面负责期刊编辑部的工作，团结、组织和领导编辑部全体工作人员贯彻办刊方针，不断提高期刊的社会效益和经济效益，并承担部分具体编辑任务。

2、认真学习和掌握党和国家有关期刊工作的方针和政策，贯彻执行国家有关期刊出版方面的规章制度，依法办刊。根据国家的相关政策及期刊学会部、中国系统工程学会的规章制度，建立和完善编辑部内部管理制度，并报期刊学会部和学会审核，批准后组织实施。3、结合期刊编辑委员会的意见和建议，制定本期刊的年度工作计划和长远发展规划，包括组稿计划、会议计划等，并报期刊学会部、学会审核，批准后组织实施。协助期刊主编组织好编委会以及专题学术组稿会。会后主持起草会议纪要，及时印发给全体编委。按编委会的组织建设和工作通则，组织完成编委会换届调整及报批工作。

4、参加期刊学会部例会及其他有关会议，会后及时向编辑部全体人员传达会议的决定和精神，并组织贯彻执行。组织、主持好本部门例会，及时讨论并解决工作中存在的问题。参照有关学术会议的年度安排，主持起草期刊的年度工作计划(包括组稿计划、召开专题学术组稿会和编委会工作会议等)，经编委会通过后，印发给全体编委。督促有关编辑人员做好组稿、编辑以及会议筹备等工作。

5、负责收集当期拟刊出的论文，起草发排目次表，提请主编讨论决定。其后负责复核发排稿，按流程规定发稿、定版、核红、复核清样、核对代付印蓝图、签字付印。

6、按照期刊年度工作计划，核阅发排稿及其附件，检查年度计划执行情况、稿件处理情况、稿件加工质量、发排稿质量，每季度检查一次稿件审阅及退稿等处理情况，并作考核记录。

7、按照期刊的有关规定，核阅发排稿及其附件，检查稿件处理情况、稿件加工质量、发排稿质量，每季度检查一次稿件审阅及退稿等处理情况，并作考核记录。树立精品意识，坚持质量第一，组织期刊出版后的质量检查工作。认真对待检查发现的问题，落实改进措施。

8、加强经营意识和市场竞争意识，和相关部门相互配合，共同做好期刊的发行工作，努力提高发行量。树立成本-效益概念，开源节流，做好期刊的成本核算工作，实现期刊的收支平衡。

9、加强编辑部的学习型组织建设，关心和安排本编辑部人员的学习和培训。

10、主持考勤考绩的记录、总结，提出表扬和批评建议，合理分发奖金。签发稿费、审稿费。

11、利用各种条件和方式推动期刊的数字化建设和发展，整理建立各种必要的数据，包括作者、专家资源库等。

12、完成期刊学会部和学会领导交办的其他工作。

（三）编辑人员的职责

1、熟悉国家关于科技期刊编排的标准、规范和要求，熟悉本刊办刊方针、报道范围、主要作者对象、保密条例、编委会的组织建设和工作通则、稿约、审稿要求、年度计划。

2、根据国内外学术动态、来稿情况、读者需要，提出分管专业的年度报道重点和召开专题学术组稿会的意向，提请编辑部讨论并经编委会审议决定后，进行组稿筹备等工作，根据报道计划适时召开组稿会议。完成编辑工作。

3、选择参加与专业关系密切的学术会议，会前了解其筹备情况、会议重要议题及其主要论文，争取参加其审稿会。会中认真听取大会报告，参加小组讨论，摘录各组讨论要点，以掌握会议内容、学术进展、国内外成就和存在的问题，有选择地进行组稿。会后及时向编辑部主任汇报。

4、遵照编辑部日常编辑工作规程、期刊编排规范，按质、按量、按时完成杂志编辑工作，防止差错事故。

5、每期出刊后按目次表顺序整理稿件审稿记录、版权协议书，并存档。

6、编辑基本独立处理各项编辑业务。编辑人员要团结合作、互相帮助、取长补短，重要事宜及时向编辑部主任汇报或商讨。

7、了解本刊的发行情况，关心期刊的社会效益和经济效益。经常利用各种机会征求读者对本刊的意见，了解读者需要，进而考虑改进工作。

8、编辑人员应积极安排定向业务学习，本着适应工作需要和以在职学习、业余学习及自学为主的原则，参加有关编辑业务、中英文语法修辞、外文、计算机等学习，经常阅读国内外主要的相关期刊，积极参加本单位和当地举办的有关学术报告会、年会。离职学习须事先请示报告并做好工作安排。所有编辑人员要不断总结编辑工作经验，注意解决编辑工作中的疑难问题。

9、完成编辑部主任交办的其他工作。

（三）编务人员的职责

1、负责收发、登记、管理来稿。

2、及时处理送审稿、退修稿和退稿(包括录入拟定的退修稿、退稿意见)，寄送和审回均要认真登记，录入稿件管理系统。对审稿人超过4周未审回者，应及时催审。

3、熟悉编委、审稿人及主要作者的专业特长和工作特点，以便稿件送审对口、约稿准确，并根据编辑部年度计划对他们的审稿和写作提出要求。

4、严格按照编辑工作规程的要求处理稿件，以及执行有关期刊质量管理相关文件。对具重大创新性的优秀稿件应开辟“快速通道”，争取尽早安排刊出。退稿、退修均要及时，退稿要提出主要理由，退修要力争做到一次修好。

5、负责发校样，通知作者缴纳版面费。出刊后及时寄发作者及相关人员赠阅本。

6、汇出稿费。

7、负责稿件查询工作。适时统计稿件处理情况。年度末综合统计年度来稿数、稿件刊出数、退稿数等。

8、按计划预订、领取办公用品。

9、主动协助编辑人员的工作，有条件者可逐步承担部分编辑加工工作。

10、完成编辑部主任交办的其他工作。

三、财务部岗位职责

（一） 主管会计的职责

1. 全面主持财务部相关工作，做好本部门人员的思想政治工作，团结、组织和领导全体人员贯彻办刊方针，圆满完成工作任务。

2. 主持建立和完善财务管理制度和相关工作程序，制定和管理税收政策方案及程序；

3. 做好流动资金核算、固定资产核算、固定资产折旧、材料核算、工资劳务核算、往来结算、专项资金核算等工作。

4. 负责总账报表，包括登记总账‚核对账目‚编制资金平衡表；以及核对其他会计报表‚管理会计凭证和账表。

5. 做好综合分析，包括年度财务状况综合分析，上报理事会，编写财务情况说明书上报理事长办公会议，学会财务报告，上报学会全国代表大会。进行财务预测‚为学会领导提供决策参考意见。

6. 负责组织实施内部审计并配合外部审计工作。

7. 协调学会同银行、工商、税务等部门的关系。

8. 完成学会领导交办的其他工作。

（二）出纳的职责

1、严格执行各项财经政策，按规定认真管好现金，办理好各项收支账目。

2、认真做好现金收付日记账，及时与银行办理结算手续，做到日清月结，按期填报库存报表，务必做到账库相符，如发现短款，应及时查明原因，并报学会领导解决。

3、认真审核一切报销单据，按财务制度办理现金收付手续，把好开支关。坚持按出差补助标准办理差旅费报销手续。

 4、加强现金管理，外出购物领取现金要经主任审批，多余现金要存入银行，谨防被盗。

 5、搞好会员会费、会议活动收入、科协项目经费、各类自筹和赞助经费等费用的收缴和入账工作，收费结束后与办公室及时核对，防止少交或漏交现象。

6、严格执行财经纪律，不得用白条抵库，不得挪用公款，非经学会领导批准私人不得借用公款。

7、做好劳务报酬表的编造和劳务发放工作。

8、做好办公用品的订购、保管和发放工作。并做好入库登记，使账物相符。

9、完成学会领导交给的其它临时性任务。

第三章 人员需求

第六条 在财政年度结束前，办公室将下一年度的《人员需求计划表》发放给各部门，部门负责人须根据实际情况，认真填写后，上报秘书长办公会议审议。

第七条 秘书长办公会议根据部门所上报的人数，以及学会的业务需求、资金收入状况，来确定学会下一年度人员的规模和部门设置，上报理事长办公会议审批。

第八条 根据理事长会议所确定的学会人员招聘计划，由学会办公室部负责办理招聘事宜。

第四章 职员的选聘

第九条 学会根据工作业务发展需要，核定的编制内增加人员，应按以下程序进行：

一、 进行内部调整，最大限度的发挥现有人员的潜力。

二、 到学会办公室部领取《人员增补申请表》，报学会办公室部主管、秘书长审批。

第十条 如需要增加人员，填好《人员增补申请表》后，报秘书长会议审批。

第十一条 上述人员的申请获得批准后，由学会办公室部招聘所需人员。

第十二条 求职人员应聘本学会，应按以下程序进行：

一、 所有求职人员应先认真填写《应聘人员登记表》，由学会办公室部门进行初试。

二、 初试合格后，应聘人员详细填写《应聘人员工作履历表》，然后由学会办公室部门安排秘书长会议复试。

三、 复试合格后，通知应聘人员一周内等结果。

似、 用人部门和学会办公室部门根据应聘人员填写表格所反映的情况进行调查。核实无误后，报秘书长审批，由学会办公室部门通知应聘人员到岗，并办理体检手续。

第十三条 体检合格后，学会办公室部通知应聘者报到，所有应聘人员的材料由学会办公室部统一存档备查。

第五章 职员报到

第十四条 所有招聘录用的新职员正式上班当日先向学会办公室部报到，并以其向学会办公室部报到的日期，即起薪日。

第十五条 报道当天所有新职员须携带：

两张一寸免冠照片；身份证、户口薄、原件和复印件；学历证明原件和复印件；职称证明原件和复印件，服务自愿书、医院体检表；

第十六条 职员担保

一、 本学会的所有员工均需办理担保手续，并经学会办公室审核后方可报到；

二、担保人须是具有正式职业、有固定住房、北京户口。

三、凡为本学会员工与担保的员工有配偶或直系亲属关系者，不能做担保。

四、被担保人如有下列情况之一者，担保人应负赔偿责任：

1、 亏空公款或借用财物不还者

2、 偷窃、丢失本学会资料、器材、工具及物品者

3、 假冒本学会名义向外诈骗、招摇有确凿证据者

4、 故意毁坏本学会的设备或其它物品者；

5、 营私舞弊或其他不法行为导致本学会受损害者

6、 移交不清或弃职潜逃导致本学会受损害者

五、担保人因故退保，应以书面通知本学会，经同意后方能解除担保责任；

六、 担保人应于员工离职半年后而无未了事项时方能解除担保责任，保证书自动失效；

七、 学会每年定期对保，并在认为必要时，随时办理对保；

第十七条

一、 本市的员工要将档案转入本学会，由学会和挂靠单位共同委托统一寄存在《中科院人才交流中心》；如果有特殊情况不能将档案调入的，经学会办公室主管同意后，暂缓办理，并同时携带原单位出示的《离职证明》，下岗人员出示《下岗证》；

二、 如果是外地职员须办理完《就业证》或《暂住证》方可上岗，《就业证》或《暂住证》、《毕业证书》的原件交由学会办公室部存档，否则视为拒聘，员工离职时交换本人；

第十八条 报到当日，学会办公室部应向新职员介绍学会的简介以及有关人事管理规章制度，并由学会办公室部主管与其签定《试聘协议》，一式两份，一份交由学会办公室部存档，一份试用员工自留。

第十九条 新职员办理完报到手续后，学会办公室部门领其到用人部门试用，由部门主管接受，并安排工作；

第二十条 学会办公室部根据试聘合同中的工作级别填写《工资通知单》，一式两份，一份交财务部门，一份由学会办公室部备案。

第六章 职员试用

第二十一条 新职员一般有三个月的试用期。

一、 新员工试聘期间按学会《职员考勤及休假、请假管理制度》可以请事假和病假，但试聘期按请假天数顺延。试用期上班不足三天的职员要求辞职，没有工资。

二、新职员在试用期间旷工一次或迟到早退累计三次（含三次）以上，即随时解聘。

第二十二条  试用期的考核

一、 新职员在试用期满后，学会办公室部将《职员转正考核表》发给试用的新员工，新职员根据自身情况，实施求是填写表中的“评核内容”和考核内容中的“自评部分”。

二、 学会办公室根据新职员在试用期的表现，公正地评分并写出初核评语。

三、 学会办公室部门根据新职员在试用期间的出勤情况，如实地填写考勤状况。

四、 考核结果将根据初核评分和考勤状况来确定。

第二十三条  转正

  用人部门根据考核结果，在新职员试用期满之后一周内，做出同意转正，延长试用或不拟录用的决定，并将该《职员转正考核表》报请办公室主任、学会秘书长审批。

第二十四条  提前结束试用期：

一、 在试用期间，对业务素质、技能、工作适应能力及工作成效特别出色的新职员，可以提前结束试用期，并将《职员转正考核表》报请学会办公室主任、秘书长批准。

二、 在试用期内，对明显不适合某岗位或不适合录用的职员，试用部门可以提前向学会办公室部门提交《职员转正考核表》，经学会办公室部主任批准后，安排在其他岗位试用或提前辞退试用职员。

第七章 职员录用

第二十六条 被正式聘用的新职员，由学会办公室部发给《职工聘用合同》，由学会办公室部与其签定《职员聘用合同》，一式两份，一份交由学会办公室部存档，一份交新职员自留，聘用日期及正式工资的起算日期自试用期满之日计算。

第二十七条 《职员聘用合同》按学会经营年度一年签定一次。聘用期满，如不发生解聘和离职情况，将继续聘用。职员如不续聘，须在聘用期满前十五天书面通知学会办公室部。年中新进职员，转正后聘用合同签到学会经营年度终了。

第二十八条 学会办公室部根据《职员聘用合同》填写《工资通知单》，一式两份，一份交给新职员本人，一份由学会办公室部存档。

第八章 职员培训

第二十九条 为提高员工的自身素质和工作技能，学会举办各种培训并根据业务的需要和员工的表现选派优秀的员工参加中国科协及科学院等举行的各种相关培训。

第三十条 员工的培训分为职前培训、在职培训、专业培训三种。

一、职前培训由学会办公室部负责，内容为：

1、 学会简介、人事管理规章的讲解；

2、 学会文化知识的培训；

3、 工作要求、工作程序、工作职责的说明；

4、 请业务部门进行业务技能培训；

二、 在职培训：员工不断的研究学习本职技能，各级主管应随时施教，提高员工的能力；

三、 视业务的需要，挑选优秀的员工参加中国科协、科学院、以及专业培训机构的专业培训，回学会后将学习的内容传授给其他同事；或邀请专家学者来学会做专题培训。

第三十一条 为加强培训管理，使接受培训的员工更好地为学会创效益，学会制定培训协议书，凡参加学会举办的一些重要项目培训的员工，在接受培训前应与学会签订协议；并遵守下列条款：

一、保密条款：

  对在培训过程中所获得和积累的技术，资料等相关信息（包括软、硬件），乙方在培训后立即叫技术中心统一保管；未经甲方许可，乙方不得私自拷贝、传授或转交给其它学会或个人。

二、服务期条款

  具体服务期的规定如下： 员工每完成1个项目培训，其服务期为二年，培训前学会服务的年限按一半折算为培训后的服务期。

第九章 离职与解聘 

第三十二条 职员要求调离本学会，应提前十五天向该部门主管提出书面离职申请，在未得到批准前，应继续工作，不得先行离职，否则扣发该月工资。

第三十三条 学会根据职员的表现或经营策略，需要解聘员工，应提前十五天通知被解职的职员。

第三十四条 职员因违反了学会规章制度或试用不合格而被解聘的，应由所在部门主管填写《解聘职员申请表》，报学会秘书长批准。由学会办公室部存档，并通知被解聘人员办理离职交接手续。

第三十五条 上述各种原因结束聘用或试用关系的职员，在接到正式通知后，均应向学会办公室部领取《移交工作清单》，按该清单要求，在离开学会之前办完有关工作移交手续，其应领取的工资，应于上述手续办妥后再予发给。

第三十六条 将人事关系调入学会的职员，应于一个月之内，将人事关系调入。超过一个月的，学会将按月收取存档费（收费标准：中科院人才交流中心，xxx元/月）如超过三个月仍未将人事关系调出的，学会将与有关单位联系，办理退档手续。

第十章 基本人事管理

第三十七条 员工的基本人事管理, 包括工作守则和行为准则、员工的考勤、休假、请假制度、工资待遇、福利与奖惩按照挂靠单位的规章制度进行。

第三十八条 本办法自学会九届五次常务理事会讨论通过，并于2015年11月15日起实施